Factoring jako źródło finansowania działalności firm

MagdaP

FACTORING
JAKO ŹRÓDŁO FINANSOWANIA DZIAŁALNOŚCI FIRM

SPIS TREŚCI

1. Geneza factoringu…………………………………………………….str.3
2. Wierzytelność a factoring…………………………………………….str.4
3. Podstawowe pojęcia factoringu……………………………………....str.5
4. Formy factoringu……………………………………………………..str.6
5. Kredyt a factoring…………………………………………………….str.8
6. Funkcje factoringu i usługi z nim związane…………………………str.9
7. Koszty factoringu……………………………………………………..str.10
8. Factoring a VAT i opłata skarbowa…………………………………str.11
9. Wpływ factoringu na poszczególne podmioty………………………str.11
10. Dokumenty wymagane do zawarcia umowy factoringu…………..str.12
11. Warunki jakie musi spełnić faktorant i dłużnik…………………...str.13
12. Ogólne zasady dotyczące umowy factoringu……………………….str.14
13. Szczegółowe warunki umowy factoringu…………………………...str.14
14. Przekazanie środków pieniężnych dostawcy……………………….str.15
15. Czynniki wpływające na wybór faktora……………………………str.16

1. GENEZA FACTORINGU

Faktor jako pośrednik znany był już Fenicjanom, Grekom i Rzymianom, a także i później w czasach średniowiecza. Przedmiotem factoringu było początkowo pośredniczenie w sprzedawaniu cudzych towarów. W późniejszym okresie faktorzy zaczęli udzielać kredytów dla dostawców i sprzedawców. Czynności factoringu w miarę upływu czasu poszerzały swój zakres.
Po II Wojnie Światowej factoring rozpowszechnił się w krajach wysoko rozwiniętych w gospodarce rynkowej (głównie w USA). Po roku 1950 rozpowszechnił się poza granicami Stanów Zjednoczonych. Pierwszymi zawodowymi reprezentantami faktorów były angielskie „Houses of Factors”, które zostały utworzone w Londynie w XVII wieku.
Międzynarodowe zgrupowania factoringowe powstały w latach sześćdziesiątych. W Europie szczególną aktywność wykazywał „The First National Bank of Boston” oraz „Walter E. Heller & Company” z Chicago. W roku 1988 powstała konfederacja przedsiębiorstw factoringowych „ Euro - Factoring”, która ma siedzibę w Belgii. Jej celem jest promowanie factoringu w Europie i na świecie.

Factoring, jest to usługa, która zapewnia firmom:
- zwiększenie obrotów
- poprawę płynności
- skuteczniejsze zarządzanie finansami firmy
- poprawę terminowości płatności zobowiązań i należności
- zmniejszenie kosztów obsługi należności
- wzrost samofinansowania w firmie

Główne zalety factoringu:
- Możliwość finansowania firm, które nie mają szans na kredyt
- Prosta procedura załatwiania formalności
- Szybkie uzyskanie środków pieniężnych
- Możliwość przeniesienia ryzyka wypłacalności dłużnika na faktora (całkowicie lub
częściowo)
- Faktor jako trzeci podmiot dyscyplinuje terminy wzajemnych rozliczeń między
kontrahentami
- Faktor ma większe możliwości ściągania należności niż dostawca
- Możliwość korzystania z usług związanych z factoringiem
- Kierownictwo firmy nie musi skupiać swej uwagi na obsłudze wierzytelności
- Faktor służy pomocą zarówno dostawcy jak i odbiorcy towarów i usług, a w razie
trudności dłużnik ma prawo zwrócić się do niego z propozycją współpracy
- Faktor jest zainteresowany utrzymywaniem dobrych stosunków między
kontrahentami
- Faktor umożliwia fachową pomoc
- Zależność od faktora jest taka sama jak w przypadku korzystania z innej formy
finansowania jaką jest kredyt

2. WIERZYTELNOŚC A FACTORING

Wierzytelność - uprawnienie osoby fizycznej lub prawnej (wierzyciela) do otrzymania w danym terminie określonego oświadczenia pieniężnego od innej osoby fizycznej lub prawnej (dłużnika).

Wierzyciel – osoba fizyczna lub prawna uprawniona do otrzymania świadczenia pieniężnego albo rzeczowego (posiadacz wierzytelności w stosunku do dłużnika).

Dłużnik – osoba fizyczna lub prawna zobowiązana do uiszczenia wierzycielowi świadczenia pieniężnego albo rzeczowego na mocy istniejącego między nimi stosunku prawnego, z którego wynika ten dług.

Źródłami wierzytelności są:
- umowa o dostawcy towarów
- umowa o wykonanie usług

W wierzytelnościach istnieją trzy rodzaje ryzyka:
- makroekonomiczne, gospodarcze, zaliczamy tu między innymi: poziom inflacji, wahania kursów walutowych, cykl koniunkturalny
- dotyczące branży w której firma działa np. konkurencja
- wynikające z sytuacji ekonomiczno – finansowej firmy

Przed skutkami ryzyka można próbować się chronić. Jednym ze sposobów jest sprzedaż jedynie za gotówkę lub też badając sytuację finansową kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy. Można również skorzystać z usług wywiadowi handlowej. Ryzyka jednak nie można całkiem wyeliminować.

Wierzytelność jako przedmiot factoringu
Biorąc pod uwagę fakt, iż factoring dotyczy krótkoterminowych wierzytelności obowiązują tutaj krótkie terminy płatności, zwykle od 14 do 210 dni. Terminy te mogą być dłuższe albo krótsze co wynika z umowy między kontrahentami.

Wierzytelności zbywane w ramach factoringu to:
- wierzytelności związane z obrotem gospodarczym
- wierzytelności pieniężne
- wierzytelności wynikające ze sprzedaży towarów i usług
- wierzytelności krótkoterminowe z terminem płatności do 210 dni
- wierzytelności bezsporne
- wierzytelności już istniejące, przyszłe, wymagalne i nie wymagalne

3. PODSTAWOWE POJĘCIA FACTORINGU

Faktoring oznacza:
- długookresową umowę,
- zawartą między dostawcą towarów bądź usług, zwanym faktorantem, a wyspecjalizowaną instytucją, zwaną faktorem,
- na mocy której dochodzi do przelewu wierzytelności przez faktoranta na faktora
- i świadczenia przez niego usług na rzecz faktora.

Faktoring łączy w sobie cechy:
- cesji wierzytelności (sprzedaży),
- umowy zlecenia,
- dyskonta.

W polskim ustawodawstwie nie występuje termin „umowa faktoringowa”. Nie ma jednolitych przepisów, które by jej dotyczyły. W związku z tym stosuje się do niej przepisy zaczerpnięte z innego rodzaju umów. Należy zwrócić uwagę na to, że jest to zjawisko powszechne w świecie. W żadnym z krajów umowa faktoringu nie doczekała się unormowań prawnych wyższego rzędu. Dopuszczalność zawierania umów faktoringu nie budzi wątpliwości. Wynika to z ogólnej zasady swobody zawierania umów (art. 353 kodeksu cywilnego).
Umowa faktoringu łączy w sobie cechy cesji wierzytelności (sprzedaży), umowy zlecenia i dyskonta. Do umowy tej mają zastosowanie przede wszystkim przepisy art. 509-516 kodeksu cywilnego, dotyczące przelewu wierzytelności.
W przypadku faktoringu mamy do czynienia z trójstronnym stosunkiem prawnym, do którego dochodzi, po podpisaniu umowy, będącej umową o stosunku ciągłym, a na skutek niej następuje zmiana wierzyciela oaz świadczenie licznych usług.
Istota faktoringu sprowadza się do nabywania od przedsiębiorców (faktorantów) za określoną cenę wierzytelności przysługujących im w stosunku do dłużników oraz świadczenia dodatkowych usług.

Podmioty faktoringu to:
- faktorant,
- dłużnik,
- faktor.

Faktorant to dostawca towarów bądź usług, któremu przysługuje wierzytelność w stosunku do dłużnika (odbiorcy towarów lub usług), sprzedana następnie wyspecjalizowanej instytucji, czyli faktorowi.

Dłużnik to odbiorca towarów bądź usług zobowiązany, z tytułu nabytych towarów lub usług, do uiszczenia wierzycielowi (faktorantowi) świadczenia pieniężnego.

Faktor to wyspecjalizowany podmiot finansowy (bank, spółka faktoringowa albo indywidualni przedsiębiorcy parający się działalnością faktoringową) nabywający wierzytelności przysługujące faktorantom (przedsiębiorcom) wobec ich dłużników (odbiorców towarów lub usług) oraz świadczący usługi na rzecz faktoranta.

Należy zwrócić uwagę na to, że mimo trzech podmiotów faktoringu (faktorant, dłużnik i faktor), stronami umowy są tylko faktorant i faktor. Jest to więc umowa dwustronna, Do jej zawarcia dochodzi wówczas, gdy faktorant decyduje się na sprzedaż przysługującej mu wierzytelności, a faktor godzi się na jej kupno i zobowiązuje się do świadczenia dodatkowych usług na rzecz faktoranta, przy czym dłużnik praktycznie nie ma wpływu na dojście do skutku faktoringu. Oczywiście musimy przestrzegać jego praw (art. 509 § 1 kodeksu cywilnego), cywilnego mianowicie:
- sytuacja dłużnika nie może pogorszyć się na skutek cesji wierzytelności;
- jeśli dłużnik w umowie między nim a faktorantem zastrzegł, że wierzytelność nie może być zbywana osobie trzeciej, to nie może dojść do zawarcia umowy faktoringu, chyba że dłużnik wyrazi zgodę na dokonanie przelewu.

4. FORMY FACTORINGU

Wyróżniamy trzy formy faktoringu:
- faktoring właściwy (zwany inaczej faktoringiem pełnym),
- faktoring niewłaściwy (inaczej niepełny),
- faktoring mieszany.

Faktoring właściwy (inaczej zwany pełnym) polega na definitywnym przeniesieniu wierzytelności przez przedsiębiorstwo (faktoranta) na faktora wraz z przejęciem ryzyka wypłacalności dłużnika.

Faktoring niewłaściwy (niepełny) jest to sprzedaż wierzytelności przez faktoranta (przedsiębiorstwo) faktorowi bez przejmowania przez niego ryzyka wypłacalności dłużnika, co w praktyce oznacza, że jeżeli dłużnik nie dokona płatności, zrobi to za niego faktorant.

Faktoring mieszany łączy w sobie cechy faktoringu właściwego i niewłaściwego, mianowicie faktor przejmuje ryzyko wypłacalności dłużnika jedynie do określonej wysokości. Jeśli zadłużenie będzie większe, to ryzyko wypłacalności powyżej kwoty podanej w umowie faktor przeleje z powrotem na faktoranta.

Funkcja przejmowania ryzyka wypłacalności dłużnika przez faktora jest nazywana funkcją delkredere (del credere). Jeśli faktor nie chce brać na siebie ryzyka wypłacalności dłużnika, musi to być wyraźnie zaznaczone w umowie. W przeciwnym razie, wbrew intencjom stron, faktor zostanie obciążony ryzykiem wypłacalności dłużnika.

Następne kryterium podziału faktoringu to termin otrzymywania zapłaty za sprzedaną wierzytelność. Wyróżniamy tu:
- faktoring przyspieszony (advance factoring),
- collection factoring,
- faktoring wymagalnościowy (maturity factoring).

Factoring przyspieszony – faktor dokonuje płatności na rzecz faktoranta z tytułu zakupionych wierzytelności natychmiast po otrzymaniu faktur do wykupu. Wysokość płatności odpowiada wówczas wartości wierzytelności pomniejszonej o zarobek faktora.

Collection factoring – faktor dokonuje płatności na rzecz faktoranta z tytułu wykupionej wierzytelności w terminie płatności przez dłużnika lub w momencie rzeczywistej spłaty przez dłużnika, a wcześniej uiszcza jedynie płatności zaliczek na poczet przyszłej zapłaty.

Faktoring wymagalnościowy – faktor płaci faktorantowi należność za sprzedaną wierzytelność dopiero w terminie płatności przez dłużnika. Jeśli wykupuje się kilka wierzytelności w ramach jednej umowy, to praktykuje się przyjmowanie umownego (średniego) terminu płatności. W tym przypadku faktorant nie płaci faktorowi odsetek, odsetek jedynie prowizję i marżę. Faktorantowi nie zależy na tym, aby otrzymać wcześniej, czyli przed terminem płatności, środki pieniężne. Chodzi mu jedynie o pomoc w ściąganiu należności.

Kolejne kryterium to zawiadomienie dłużnika o zawarciu umowy faktoringu. Wyróżniamy tu: - faktoring otwarty (notyfikowany),
- faktoring półotwarty,
- faktoring tajny (nie notyfikowany)

Faktoring otwarty (notyfikowany) – o zawarciu umowy faktoringu dłużnik zostaje zawiadomiony niezwłocznie po jej podpisaniu.

Faktoring półotwarty – o zawarciu umowy faktoringu dłużnik zostaje zawiadomiony dopiero w momencie wezwania go przez faktora do zapłaty długu (informacja o zawarciu umowy znajduje się na rachunku).

Faktoring tajny (nie notyfikowany) – dłużnik nie zostaje w ogóle powiadomiony o zawarciu umowy faktoringu.

Inne formy faktoringu to:
- meta faktoring,
- faktoring powierniczy.
- faktoring zmodyfikowany (inhouse factoring, faktoring masowy),
- honorarium faktoring,
- faktoring eksportowy i międzynarodowy.

Meta faktoring – występuje w nim dodatkowy podmiot. Jest nim bank faktoranta, z którym on ściśle współpracuje. Faktorant przelewa wierzytelność na swój bank, a ten następnie zawiera umowę faktoringu z faktorem. Ryzyko wypłacalności dłużnika zostaje podzielone między bank, faktoranta i faktora.

Faktoring powierniczy – bank przedsiębiorcy (faktoranta) upoważnia faktora do wykonywania usług faktoringowych na rzecz faktoranta oraz do ściągnięcia wierzytelności. Faktor w tym przypadku nie przejmuje ryzyka wypłacalności, a jedynie zarządza wierzytelnościami faktoranta.

Faktoring zmodyfikowany – faktor powierza faktorantowi wykonywanie dodatkowych usług, sprawując jedynie nad nimi nadzór.

Honorarium faktoring – faktorantami są tu architekci, lekarze, notariusze i adwokaci. Faktor wypłaca faktorantowi zaliczkę i ściąga należność od dłużnika. Ta forma faktoringu zaczyna rozwijać się w krajach zachodnich.

Faktoring eksportowy i międzynarodowy – przedmiotem jego są wierzytelności eksporterów i przedsiębiorstw w obrocie międzynarodowym, przede wszystkim z tytułu umów dostawy towarów.

5. KREDYT A FACTORING

W przeciwieństwie do kredytu w factoringu nie występuje problem związany ze spłatą regularnych rat. Kredyt udzielany jest zwykle na określony okres czasu, w przypadku kredytu obrotowego zwykle nie jest on dłuższy niż rok. W przypadku factoringu to przedsiębiorstwo decyduje (w ramach przyznanego limitu) o tym kiedy ma otrzymać środki pieniężne, Przedstawiając wierzytelność do wykupu.

W przypadku factoringu nie istnieje również problem zabezpieczenia, które wymagane jest do przyznania kredytu i często stanowi dla przedsiębiorcy barierę nie do przejścia. Dla faktora zabezpieczeniem jest sama wierzytelność i sama wypłacalność dłużnika. Najczęściej dodatkowe zabezpieczenia nie są wymagane.

Firma korzystająca z factoringu zwiększa swoje samofinansowanie. Kredyty podwyższają pasywa (zewnętrzne źródła finansowania majątku firmy) co może być źle odbierane przez kontrahentów.

W factoringu, jeżeli odbiorcy spóźniają się ze spłatą należności, to właśnie oni a nie factorant mogą być obciążeni odsetkami za zwłokę. Factoring jest więc korzystniejszy od kredytu o wartość odsetek karnych. Istnieje również możliwość pokrycia tych odsetek przez faktoranta jeżeli dobrowolnie nie będzie on chciał narażać na dodatkowe koszty swojego dobrego kontrahenta.

Korzystanie z factoringu nie zamyka drogi przed skorzystaniem z kredytu. Firma może jednocześnie korzystać z obu źródeł.

Factoring jest bardziej korzystny niż kredyt dla firm które:
- mają stałych odbiorców
- chcą zdyscyplinować kontrahentów do terminowego wywiązywania się z płatności
- nie dysponują odpowiednim zabezpieczeniem wymaganym przy uzyskaniu kredytu
- mają okresowe (nierównomiernie rozłożone w czasie) zapotrzebowanie na środki pieniężne
- kładą naciska na dokładne planowanie wpływów i wydatków
- ponoszą znaczne koszty administracyjne
- chcą mieć szybki dostęp do środków pieniężnych

6. FUNKCJE FACTORINGU I USŁUGI Z NIM ZWIĄZANE

Faktoring ściśle łączy się z przelewem wierzytelności. Polega na przelewie ich na faktora oraz świadczeniu usług z tym związanych. Usługi grupują się zgodnie z funkcjami faktoringu, którym służą. Podstawowe funkcje faktoringu to:
- funkcja administracyjna,
- funkcja zabezpieczająca,
- funkcja finansowania.
Korzystanie z funkcji administracyjnej faktoringu jest formą ograniczania pracochłonności obsługi wierzytelności w firmie. Wiąże się to z obniżeniem kosztów zatrudnienia, możliwością skierowania wysiłków kadry zarządzającej na sferę produkcji i sprzedaży, a przez to ze zwiększeniem efektów finansowych w firmie. Jednocześnie wzrasta skuteczność monitorowania i windykacji wierzytelności.
Funkcja zabezpieczająca faktoringu polega na przejęciu przez faktora ryzyka wypłacalności dłużnika, czyli ryzyka kredytowego. Jest to funkcja delkredere.
Jeśli faktorant chce otrzymać środki pieniężne przed terminem płatności, to na jego życzenie faktor może dokonywać zaliczkowania wierzytelności w dowolnie przez faktoranta wybranym czasie pod warunkiem, że nie będzie to po terminie płatności, czyli wierzytelność nie stanie się przeterminowana. W ten sposób dostawca „zamienia” wierzytelność na gotówkę w dogodnym dla siebie momencie, poprawiając w ten sposób płynność. W przypadku zaliczkowania wierzytelności faktoring staje się alternatywną dla kredytu formą finansowania działalności przedsiębiorstwa.
Z funkcją zabezpieczenia ściśle związane są funkcje pozostałe. W przelewaniu wierzytelności na faktora i jej zaliczkowaniu niezbędna staje się funkcja administracyjna. Faktorant traci kontrolę nad wierzytelnościami dłużników. Jednocześnie, aby mógł sprawnie zarządzać swoją firmą, a przede wszystkim sprzedażą, musi wiedzieć, czy jego kontrahent płaci terminowo. Ma to znaczenie w przypadku faktoringu pełnego, jak i niepełnego, gdyż:
- nieterminowe wywiązywanie się przez dłużnika z płatności może wynikać z trudności w jego firmie lub ze specyfiki jego działalności, stąd korzystnym dla obu stron wyjściem będzie odpowiednie dostosowywanie terminów płatności;
- przy powtarzających się opóźnieniach należy ograniczyć współpracę z kontrahentem;
- przy utrzymującym się braku płatności faktorant powinien wstrzymać dalsze dostawy;
- przy powtarzających się opóźnieniach, kiedy odsetki karne płaci faktorant, a nie dłużnik, bardziej opłacalne dla niego może być wydłużenie terminów płatności;
- stała kontrola płatności zapobiega rozluźnieniu się więzi między dostawcą a odbiorcą, czyli dłużnikiem.
Korzystanie z funkcji delkredere faktoringu jest formą zmniejszania ryzyka działalności firmy, alternatywną wobec ubezpieczenia.
Dodatkowe usługi przy faktoringu to m.in.:
- ściąganie należności,
- kierowanie upomnień do opieszałych dłużników,
- windykacja należności,
- okresowe badanie sytuacji ekonomiczno-finansowej dłużników,
- udzielanie kredytów i pożyczek związanych z umową faktoringu,
- rozliczanie transakcji między faktorantem i dłużnikami,
- prowadzenie ksiąg handlowych i rozrachunkowych faktoranta,
- opracowywanie planów rozwoju firmy.

7. KOSZTY FACTORINGU

Koszty faktoringu są ściśle związane z warunkami umowy faktoringu i z usługami świadczonymi przez faktora. Na koszty te składają się:
- należność faktora z tytułu administrowania wierzytelnością;
- należność za przejęcia ryzyka wypłacalności dłużnika, czyli delkredere;
- odsetki w przypadku zaliczkowania wierzytelności;
- należność za czynniki przygotowawcze przed zawarciem umowy faktoringu, a więc zbadanie wiarygodności kredytowej faktoranta i dłużnika oraz przygotowanie umowy.
Należność za administrowanie liczy się głównie na podstawie:
- wielkości obrotów klienta,
- średniej kwoty faktury,
- liczby dłużników,
- fluktuacji dłużników (tzn. czy faktorant współpracuje ze stałym kręgiem odbiorców, czy też jego odbiorcy często się zmieniają).
Koszty najczęściej przybierają formę następujących opłat na rzecz faktora:
- oprocentowanie,
- prowizja przygotowawcza,
- prowizja administracyjna,
- prowizja za przejęcie delkredere.

Oprocentowanie związane jest z okresem finansowania, a co za tym idzie wysokość oprocentowania zależy od długości tego okresu. Im dłuższy, tym koszt odsetek wyższy. Oprocentowanie w przypadku faktoringu może być pobierane z góry (wtedy przybiera formę dyskonta) lub z dołu. Zwrócić należy uwagę na to, że przy płatności z góry powinno być ono nominalnie niższe niż przy płatności z dołu, ponieważ wartość realna musi być taka sama.

Prowizja przygotowawcza faktora jest to wynagrodzenie płatne za przygotowanie umowy faktoringu. Prowizję tę pobiera się najczęściej procentowo od kwoty przyznanego limitu. Część faktorów rezygnuje z prowizji przygotowawczej.

Prowizja administracyjna jest to zarobek faktora z tytułu wykonywanych czynności administracyjnych i usług dodatkowych. Często zawiera ona również opłatę za przejście do delkredere.

W przypadku faktoringu prowizja jest wyższa niż przy kredycie. Wynika to z tego, że jest to nie tylko prowizja przygotowawcza, jak przy kredycie, ale jednocześnie opłata dla faktora z tytułu dokonywanych czynności dodatkowych. Faktorant rekompensuje to sobie zmniejszeniem kosztów obsługi należności w swojej firmie, ponieważ część czynności przejmuje na siebie faktor.
Jeśli faktor nie pobiera dodatkowej opłaty za przejęcie delkredere, to wszystkie opłaty, tzn. odsetki i prowizje, są wyższe w przypadku faktoringu właściwego. Muszą one uwzględniać ewentualne koszty związane ze ściąganiem należności, windykacją itp.

8. FACTORING A VAT I OPŁATA SKARBOWA

Faktoring, jako usługa finansowa, podlega podatkowi VAT i ma stawkę VAT: „zwolniony”. Wskutek tego jest opodatkowany opłatą skarbową.

9. WPŁYW FACTORINGU NA POSZCZEGÓLNE PODMIOTY

Po podpisaniu umowy faktoringu faktorant może przekazać faktorowi kontrolę nad dłużnikami, wysyłanie do nich ponagleń i dokonywanie inkasa. Zmniejszy się przez to zakres pracy wykonywanej przez personel zajmujący się administracją dłużników. Może być on skierowany do zajmowania się innymi sprawami firmy. Faktorant może oszczędzać na wydatkach związanych z zatrudnieniem pracowników. Jeżeli przyjmiemy, że racjonalizacja polega na uproszczeniu i przyspieszeniu przebiegu pracy oraz ewentualnym ich potanieniu, to faktoring może dać taki efekt w firmie dostawcy.

Faktorant w wyniku sprzedaży swoich wierzytelności uzyskuje środki pieniężne w momencie zaliczkowania. Kwota tych środków pieniężnych jest mniejsza niż kwota sprzedanych wierzytelności, bo pomniejszona o poniesione opłaty na rzecz faktora oraz o zablokowaną kwotę (tzw. Kaucję, czyli należność do faktora).

Faktor, pełniąc dodatkowe usługi na rzecz faktoranta, jest gotowy doradzać mu w różnych dziedzinach i przy podejmowaniu poszczególnych decyzji.

Dostawca - współpraca z faktorem zwiększa możliwości wzrostu obrotów w firmie dostawcy. Z jednej strony odciąża to kierownictwo, które może efektywniej zająć się produkcją i sprzedażą, z drugiej zaś zwiększa płynność firmy. Nie bez znaczenia dla zwiększenia obrotów jest korzystanie z funkcji delkredere. Jeśli faktor przejmuje na siebie ryzyko wypłacalności dłużników, to faktorant może bez większych obaw o byt firmy zwiększać obroty. Unika przy tym ryzyka współpracy z mało wiarygodnymi kontrahentami, ponieważ faktor analizuje ich wiarygodność kredytową

10. DOKUMENTY WYMAGANE DO ZAWARCIA UMOWY FACTORINGU

I. Dokumenty składane przez faktoranta

1. Dokumenty założycielskie:
- akt notarialny spółki wraz ze zmianami (spółki prawa handlowego)
- wpis do ewidencji działalności gospodarczej (osoby fizyczne które prowadzą działalność gospodarczą oraz spółki cywilne)
- aktualny wypis z rejestru handlowego, ważny 3 miesiące (spółki prawa handlowego)
- aktualny wypis z rejestru spółdzielni ( w przypadku spółdzielni)
- REGON

2. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z opłatami.

3. Opinia z banku w którym firma ma rachunek bieżący lub korzysta z kredytów albo gwarancji bankowych.

4. Aktualne dokumenty finansowe:
- bilans i rachunek wyników minimum za ostatni rok
- rachunek wyników w układzie miesięcznym minimum za ostatnio miesiąc
- deklaracje podatkowe za ostatni rok i aktualne

5. Informacje dotyczące współpracy z odbiorcami towarów, dostaw i usług:
- liczba odbiorców
- przebieg dotychczasowej współpracy
- wysokość należności
- planowana wartość i liczba wierzytelności przedstawianych do wykupu

II. Dokumenty dotyczące dłużników (składane przez faktoranta)

1. Dokumenty założycielskie (takie same jak w przypadku dokumentów dotyczących faktoranta)

2. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z opłatami.

3. Opinia z banku w którym firma ma rachunek bieżący lub korzysta z kredytów albo gwarancji bankowych.

4. Aktualne dokumenty finansowe:
- bilans i rachunek wyników minimum za ostatni rok
- rachunek wyników w układzie miesięcznym minimum za ostatni miesiąc
- książka przychodów i rozchodów od firm prowadzących uproszczoną księgowość
- deklaracje podatkowe za ostatni rok i aktualne

11. WARUNKI JAKIE MUSI SPEŁNIC FAKTORANT I DŁUŻNIK

1.Powinni dostarczyć niezbędne dokumenty, wymagane do oceny ich sytuacji ekonomiczno – finansowej
2. Muszą posiadać zdolność kredytową
3. Powinni stale ze sobą współpracować
4. Współpraca ta powinna przebiegać prawidłowo, nie odnotowano do tej pory roszczeń spornych ani sporów sądowych
5.Terminowośc dotychczasowych płatności nie budzi zastrzeżeń, a przedłużanie terminów musi być w pełni uzasadnione
6. Nie ma między nimi wierzytelności mogących podlegać kompensacie
7. Wierzytelności faktoranta w stosunku do dłużnika są bezsporne
8. Branża w której działają zostanie zaakceptowana przez faktora do finansowania

Oprócz tych wyżej wymienionych uniwersalnych warunków muszą zostać spełnione także warunki wymagane przez samego faktoranta. Mogą być one dowolnie przez niego kształtowane, lecz ważne jest by były tworzone dla jakiegoś określonego celu.

Cechy jakie powinien posiadać faktorant:
- w miarę stały krąg odbiorców
- sprzedaje swoim odbiorcom z odroczonym terminem płatności
- solidna firma, dobry produkt, niewielki procent reklamacji
- firma o średniej wielkości obrotów

12. OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE UMOWY FACTORINGU

1. Umowa musi być zawarta w formie pisemnej
2. Faktor decyduje o treści umowy, faktorant nie ma na to większego wpływu, może jedynie poprzez negocjowanie oddziaływać na poszczególne zapisy
3. Zgoda dłużnika nie jest wymagana do ważności umowy factoringu, chyba że zostało wcześniej zastrzeżone, że wierzytelność z niej wynikająca nie może zostać zbyta bez jego zgody
4. Sytuacja dłużnika na skutek przelewu wierzytelności nie może się pogorszyć. Może on występowac do faktora o przesunięcie terminu zapłaty lub rozłożenie spłaty zadłużenia na raty.
5. Do ważności umowy nie jest konieczne powiadomienie dłużnika o jej zawarciu, jednak bezpieczniej jest go zawiadomić aby uniknąć spełnienia zapłaty do rąk faktoranta.
6. Umowa factoringu nie podlega opłacie skarbowej i jest zwolniona z VAT-u

13. SZCZEGÓŁOWE WARUNKI UMOWY FAKTORINGU

1. Okres obowiązywania umowy.
Umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony. Musi być zaznaczone na jak długi okres czasu jest zawierana i jakie są warunki jej przedłużenia. Zwykle umowy takie zawierane są na okres jednego roku lub na czas nieokreślony. Po upływie tego okresu jeśli żadna ze stron nie zrezygnuje umowa może zostać automatycznie przedłużona. Umowa powinna także zawierać warunki jej wypowiedzenia przez którąś ze stron w okresie jej obowiązywania.

2. Zaliczkowanie wierzytelności.
Należy zaznaczyć czy faktor będzie wykupywał 100% faktury i wypłacał jedynie zaliczki na rzecz przyszłych spłat, czy też tylko cześć wierzytelności (w takim przypadku należy zaznaczyć jaki procent).

3. Czy cześć kwoty wierzytelności będzie blokowana przez faktora jako
tzw. kaucja gwarancyjna.
Należy w takiej sytuacji ustalić jaka cześć to będzie, oraz jakie są warunki zwalniania zablokowanych kwot.

4. Okres wykupu wierzytelności.
Trzeba ustalić jaki termin wykupu wierzytelności faktor będzie akceptował

5. Stopa procentowa lub stopa dyskonta.
Należy określić czy opłaty będą pobierane z góry czy z dołu. Jeżeli z góry – będzie stosowana stopa dyskonta, jeżeli z dołu – należy określić stopę procentową.

6. Wysokość marży i prowizji faktora.
Faktor ustala wysokość marży i prowizji, a także sposób ich naliczania oraz płatności.
Wysokość tej kwoty może być podana kwotowo lub procentowo, licząc od wartości limitu przyznanego lub wartości wykupywanych wierzytelności. Powinna ona być ściśle związana z ryzykiem faktora i ponoszonymi przez niego kosztami factoringu.

7. Limit factoringu.
Umowa powinna zawierać informację jakie będzie maksymalne zaangażowanie faktora w finansowanie faktoranta. Ustalony limit może dotyczyć wszystkich dłużników lub jednego.

8. Zabezpieczenia dodatkowe.
Jeżeli faktor takich wymaga, muszą być one zawarte w umowie. Najlepszym zabezpieczeniem dla niego jest wypłacalność dłużnika i faktoranta oraz sama wierzytelność. Dodatkowe zabezpieczenie stanowic może np. weksel dłużnika wraz z deklaracją wekslową. Zabezpieczenia rzeczowe są rzadko stosowane.

9. Usługi do jakich faktor się zobowiązuje.
Przede wszystkim: ściąganie i inkaso należności.

10. Zobowiązanie faktorana do dostarczania sprawozdawczości
Finansowej itp.
Muszą zostać sprecyzowane wymagania faktora w stosunku do faktoranta w związku ze współpracą.

11. Informacje na temat zlokalizowania ryzyka wypłacalności dłużnika.
Jeżeli jest to factoring niewłaściwy należy zaznaczyć to w umowie (inaczej zostanie on potraktowany jako właściwy).

12. Warunki spłaty wierzytelności.
Należy określić, co uznaje się za spłatę należności, oraz kto prowadzić będzie w stosunku do dłużnika postępowanie upominawcze. Powinno się także zaznaczyć kogo obciążą koszty ściągania wierzytelności, jeżeli nie pokryje ich dłużnik w przypadku factoringu niepełnego.

14. PRZEKAZYWANIE ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH DOSTAWCY

Procedura przekazania środków pieniężnych jest różna w zależności od systemu funkcjonowania factoringu w danej instytucji. Faktor wykupuje wierzytelność o określonej wartości, najbardziej rozpowszechnioną formą pobierania opłat są płatności z góry. Cena jaką płaci faktor stanowi zdyskontowaną wartość wierzytelności na dzień jej zakupu. Faktorant nie otrzymuje jednak całej tej ceny, faktor pobiera od niej jeszcze prowizję i marżę. Jeżeli jest wykupywane 100%, prowizja i marża są naliczane od kwoty całej wierzytelności. Cześć wykupionej wierzytelności, określonej w umowie factoringu, blokuje się na osobnym rachunku bankowym.

Sposoby obsługiwania factoringu:
1. Sposób ten jest zbliżony do funkcjonowania kredytu w rachunku bieżącym. Faktor zaliczkuje faktoranta na poczet wykupionych wierzytelności, kwoty tych zaliczek obciążają konto faktoranta. Spłata którejkolwiek z wykupionych wierzytelności powoduje zmniejszenie się salda zadłużenia na rachunku, zadłużenie to nie może przekroczyć kwoty objętej limitem. Przy tym sposobie nie ma potrzeby blokowania kwot na oddzielnym rachunku. Odsetki płatne są z dołu, naliczane od realnego zadłużenia.
2. Sposób ten polega na księgowaniu wierzytelności na odrębnych kontach. Suma zadłużenia na poszczególnych kontach nie może przekroczyć przyznanego limitu. Opłaty pobierane są z góry. Kwoty wierzytelności blokowane na osobnych rachunkach stanowią tzw. kaucje gwarancyjne. Fundusz ten tworzy się od kwoty wierzytelności. Na osobnym koncie księgowane są kwoty dyskonta, które po uregulowaniu wierzytelności przeksięgowuje się w dochody banku.

15. CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA WYBÓR FAKTORA

Przy wyborze faktora należy zwrócić uwagę na:

1. Istnienie specjalnej komórki zajmującej się factoringiem, w przypadku gdy faktorem jest bank, a nie wyspecjalizowana firma factoringowa.
Gdy istnieje taka komórka świadczy to o tym, że:
- factoring znalazł już swoje miejsce w tej instytucji
- factoring nie jest traktowany jako produkt uboczny
- większe mogą być kompetencje fachowców i obsługi

2. Dokumenty, jakie musi dostarczyć faktorant.
Wymaganie faktorów co do dokumentów dotyczących dłużnika mogą być różne. Istnieją 3 możliwości:
- Dokumenty dostarcza faktorant i jego problemem jest, w jaki sposób je uzyska, Forma ta jest najmniej korzystna dla klienta, istnieje niebezpieczeństwo, że nie dojdzie do podpisania umowy. Dłużnik może nie wyrazić zgody na udostępnienie dostawcy dokumentów dotyczących swojej firmy.
- Faktorant informuje dłużnika o zamiarze podpisania umowy factoringu. Jeżeli dłużnik nie ma nic przeciwko temu, uprzedza go, że wkrótce odwiedzą go przedstawiciele instytucji factoringowej. Resztą zajmuje się faktor, jego przedstawiciele przychodzą do dłużnika w celu uzyskania niezbędnych dokumentów.
- Faktorant przedstawia faktorowi listę swoich dłużników a ten sam ustala, jaka jest ich sytuacja ekonomiczno-finansowa. Może to robić chociażby za pośrednictwem wywiadowi gospodarczych. Procedura ta jest uproszczona w przypadku firm publicznie znanych.
Wariant 1 jest najmniej korzystny dla faktoranta, natomiast dla faktora jest on najkorzystniejszy. Wariant 2 wymaga zaangażowania obu stron, Wariant 3 natomiast jest najbardziej korzystny dla faktoranta.

3. Dotychczasowa współpraca z faktorem.
Czasem banki występujące w roli faktora kierują factoring tylko do znanych już sobie firm:
- Konieczność posiadania rachunku bieżącego nie musi negowac współpracy, może on zostać założony w momencie jej rozpoczęcia.
- Faktor może sobie zażyczyć aby również dłużnik miał rachunek bieżący właśnie u niego.
- Największy problem pojawia się w momencie gdy faktor wymaga aby faktorant albo dłużnik (lub oboje) byli klientami znanymi faktorowi przez określony czas.

4. Procedura załatwiania formalności.
Istotne znaczenie dla klienta ma możliwość negocjacji warunków przyszłej współpracy i krótki okres oczekiwania na podjęcie decyzji przez faktora.

5. Oferowane formy factoringu.
Ważne dla klienta jest by przed podjęciem decyzji wiedzieć czy faktor jest w stanie przejąć na siebie ryzyko wypłacalności dłużnika, oraz czy jego propozycja jest zróżnicowana zależności od potrzeb klienta.

6. Umowa factoringowa.
Współpraca w zakresie factoringu może odbywać się na podstawie:
- umowy współpracy i umów factoringu sporządzonych przy wykupie poszczególnych wierzytelności
- umowy współpracy wraz z załącznikiem, w którym omawia się szczegółowe warunki factoringu u umów factoringu sporządzanych przy wykupie poszczególnych wierzytelności
- umowy factoringu wraz z załącznikiem, w którym przedstawia się szczegółowe warunki factoringu, i zleceniami wykupu wierzytelności
- umowy factoringu wraz z załącznikiem, w którym ukazuje się szczegółowe warunki factoringu, i listą wierzytelności przedstawianych do wykupu

7. Warunki umowy.
- Procedura przedłużania umowy factoringu zawartej na czas określony jest prosta.
- Wysokość limitu ma kluczowe znaczenie dla zaspokojenia potrzeb.
- Duże znaczenie ma ustalana minimalna i maksymalna wartość wierzytelności.
- Okres wykupu faktur powinien odpowiadać wysokości kredytu kupieckiego.

8. Koszty factoringu.
Dużą rolę odgrywa prowizja i marża. Opłaty mogą być pobierane z góry (czyli w momencie przelewu wierzytelności) lub z dołu (tzn. po spłacie przez dłużnika). Pośrednią formą jest pobieranie prowizji z góry, a oprocentowania w odstępach miesięcznych.

9. Termin płatności wierzytelności przez dłużnika.
Termin płatności może być ustalony dokładnie, powinien być taki sam jak termin płatności na fakturze czy też w umowie.

10. Skutki opóźnień w spłacie.
Kiedy dłużnik nie spłaca należności w terminie, faktor w przypadku factoringu niepełnego może zachować się w następujący sposób:
- przekazać automatycznie wierzytelność faktorantowi
- rozpocząć czynności upominawcze, zmierzające do ściągnięcia wierzytelności, gdy okaże się, że wierzytelność jest nieściągalna, przekazać ją faktorantowi, który jest zobowiązany dokonac płatności z tytułu delkredere
- skontaktować się z faktorem i ustalić, czy jest on zainteresowany tym, aby rozpocząć czynności upominawcze, jeśli tak to je rozpocząć, gdy wierzytelność jest nieściągalna, faktorant powinien dokonać płatności z tytułu delcredere
- skontaktować się z faktorem i ustalić, czy jest on zainteresowany tym, by rozpocząć czynności upominawcze, jeżeli tak, to je rozpocząć, gdy wierzytelność jest nieściągalna, przekazać ją faktorantowi i rozpocząć w jego imieniu czynności windykacyjne

- rozpocząć czynności upominawcze, zmierzające do ściągnięcia wierzytelności, jeżeli okaże się, że opóźnienie jest spowodowane krótkotrwałymi kłopotami podpisać z nim umowę (przesunąć termin płatności) oraz naliczyć oprocentowanie zawarte w umowie. Wierzytelność w tym przypadku nie wraca do fadtoranta

11. Możliwość kredytowania dłużnika w przypadku opóźnień.
Wielokrotnie dochodzi do kilkudniowych opóźnień w spłatach. Wiążą się z nimi koszty odsetek i problemach wysokości. Klient powinien dowiedzieć się czy istnieje możliwość przesunięcia terminu spłaty. Najlepiej gdy w umowie przyjmie się kilka dni tolerancji, przez ten czas instytucja factoringowa nie rozpoczyna windykacji a odsetki nalicza się na poziomie zwykle stosowanego oprocentowania kredytów.

12. Koszty dodatkowych odsetek.
Faktor ma prawo ściągać odsetki karne jedynie od dłużnika. Jednak czasem faktorzy , aby maksymalnie uprościć procedurę ściągania tych odsetek, wymagają od faktoranta, by zobowiązał się w umowie poręczenia do uregulowania należności dłużnika wraz z odsetkami.

13. Możliwość kredytowania faktoranta , kiedy dłużnik nie wywiąże
się ze zobowiązania.
Jeżeli faktorant musi dokonać płatności z tytułu przejętego ryzyka wypłacalności dłużnika (delcredere) w przypadku factoringu niewłaściwego, to ma on obowiązek zwrócić całą kwotę wierzytelności faktorowi. Klient może liczyć na kredytowanie przez 7-14 dni, w ciągu których zgromadzi środki pieniężne, a odsetki przez ten czas będą naliczane na poziomie zwykle stosowanego oprocentowania kredytów. Liczba tych dni zależy od decyzji faktora.
Inna korzystna dla niego forma spłaty to przedstawienie do wykupu wierzytelności, z której wpływy faktorant przeznaczy na spłatę zadłużenia z tytułu zwróconej wierzytelności.

14. Konieczność zawiadomienia dłużnika o zawarciu umowy
factoringu.
Klient nie zawsze jest zainteresowany powiadamianiem dłużnika o zawarciu umowy factoringu. Czasem, kiedy faktor wymaga, by zawiadomić o tym dłużnika, może on chcieć mieć wpływ na formę tego zawiadomienia.

15. Koniecznośc zgody dłużnika na zawarcie umowy factoringu.
Zgoda dłużnika nie jest konieczna do ważności umowy factoringu. Zdarza się jednak, że faktor dla własnego bezpieczeństwa życzy sobie, aby zgoda była dokonana.